Workflow in einem Steuerberaterportal
Devatax schildert anhand eines Beispiels seine Angebote: Mitarbeiter von Mandanten und Mandanten geben in ein geschütztes Portal die Daten eines neuen Mitarbeiters ein, die der Steuerberater für die (Sofort-)Meldung und für die Übernahme in das Lohnabrechnungsprogramm übernimmt.
Bisher:
Der Mandant bekommt vom Mitarbeiter die persönlichen Daten, schreibt sie auf ein Blatt Papier oder erfasst sie in der EDV und schickt alles an den Steuerberater.
Der Steuerberater übernimmt die Daten, um die Anmeldung bei der Sozialversicherung zu erstellen (zeitkritisch Sofortmeldung) und trägt die Daten in das Lohnprogramm ein.
Diese Arbeitsweise kann noch so gut organisiert sein. Sie führt zu einem oder mehreren Medienbrüchen und Doppelerfassungen.
Vorschlag von Devatax:
In einem zugriffsicheren Online-Portal werden die Daten jeweils von der Person innerhalb der am Prozess beteiligten Personen erfasst, die sie vorliegen hat. Der künftige Mitarbeiter gibt (gegebenenfalls über sein Smartphone) seine persönlichen Daten ein (wie Name, Anschrift, Geburtstag, Familienstand, Sozialversicherungsnummer, Lohnsteuerdaten). Der Mandant überprüft und/oder ergänzt die vertraglich vereinbarten Daten (wie Arbeitsbeginn, vereinbarte Arbeitszeit, Bezüge, Befristung des Arbeitsverhältnisses). Der Steuerberater bekommt von dem Portal eine Mitteilung über die Neuanstellung und vorliegende neue Daten. Diese übernimmt er direkt aus dem Portal online in die Anmeldung zur Sozialversicherung und in das Lohnabrechnungsprogramm.
Am Prozess Neueinstellung, Anmeldung und Einrichtung der Lohnabrechnung eines Mitarbeiters sind drei Personen beteiligt. Jede der Personen gibt an ein- und derselben Stelle - nämlich in dem geschützten Portal - die Daten ein, über die sie verfügt oder bearbeitet sie.
Doppeleingaben entfallen. Medienbrüche entfallen. Schreibfehler entfallen. Stress wird abgebaut.
Devatax hat derzeit 72 derartige Prozesse der Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und Mandanten definiert, die Zug um Zug in der Software com.pass umgesetzt werden sollen. Die Prozesse beziehen sich auf die Bereiche Personal, Buchhaltung & Umsatzsteuer, Investitionen, Finanzen, Organisation, Recht und Privat.
Devatax sucht Berufskollegen, die sich an der Entwicklung der Software beteiligen möchten.
Devatax schildert seine Pläne sehr anschaulich auf seiner Homepage. Link Homepage Devatax
COLLEGA-Wochen-Ticker 20/2015
11.05.2015
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