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Merkblatt zur Kassen-Nachschau ab 01.01.2018 | Revisionssicheres elektronisches Kassenbuch

Zum 01.01.2018 tritt § 146b Abgabenordnung (AO) in Kraft. Ohne Vorankündigung kann ein Prüfer des Finanzamts erscheinen, um die ordnungsgemäße Kassenführung nachzuprüfen. Der Gesetzes-Text ist unten abgedruckt.

Tägliche Kassenführung
Die meisten Fehler entstehen, weil die Kasse nicht täglich geführt wird. Dies wurde bisher oft damit begründet, dass die Abgabenordnung in der alten Formulierung lautete: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.“

Am 29.12.2016 trat die diese Überlegungen aufhebende Änderung des § 146 Abs. 1 Satz 2 in Kraft: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“
Diese Gesetzesänderung erfolgte zusammen mit weiteren ganz deutlichen Neuregelungen zur Eindämmung von Unregelmäßigkeiten bei der Ermittlung der Bareinnahmen.
Für bargeldintensive Betriebe ist die tägliche Kassenführung zur Vermeidung von Nachteilen unumgänglich.

Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die Vorschriften zur täglichen Kassenführung auch für Gewinnermittler nach § 4 Abs. 3 EStG anzuwenden sind.

Kassensturzfähigkeit
Die Kassensturzfähigkeit ist gegeben, wenn der Istbestand (Zählbestand beim „Kassensturz“) ohne weiteres mit dem Buchbestand nach dem handgeschriebenen oder elektronischen Kassenbuch abgestimmt werden kann. Das bedeutet, dass das Kassenbuch laufend geführt werden muss. Als Mindestanforderung ist von einer täglichen Kassenführung mit Vergleich des Sollbestands mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld auszugehen. Das gilt natürlich nur für Tage, an denen es Kassenbewegungen gegeben hat.

Kassen-Nachschau
Am 01.01.2018 wird § 146b AO in Kraft treten (Text siehe weiter unten). 
Folgendes muss beachtet werden:
Ausweis: Der Prüfer muss seinen Ausweis vorzeigen. Dieser sollte genauestens überprüft werden. Der Verdacht, dass die Kassen-Nachschau von Verbrechern missbraucht wird, ist nicht von der Hand zu weisen.
Vorbereiten: Soweit nicht bereits vorhanden, sollte man sich Geldbehältnisse besorgen, die das Zählen erleichtern, in denen also die Scheine in getrennten Fächern und die Münzen in sogenannten Zählbrettern aufbewahrt werden.
Zählprotokolle: Wer seine Kasse täglich abstimmt, hat Zählprotokolle vorliegen. Für eine beschleunigte Abwicklung einer Kassen-Nachschau ist es von Vorteil, Musterformulare der Zählprotokolle bereitzuhalten.
Den Prüfer unterstützen: Man legt dem Prüfer das Kassenbuch mit aktuellem Kassenbestand (zumindest dem Kassenbestand des Vortags) vor. Man zählt dem Prüfer das vorhandene Geld vor und füllt mit ihm gemeinsam das Zählprotokoll aus. Im Idealfall gibt es keine Differenz und der Prüfer verlässt zufrieden das Unternehmen. Hinweis: Wenn Belege des aktuellen Tages noch nicht in das Kassenbuch eingetragen sind, stellt das keinen Verstoß gegen die täglich Aufzeichnungspflicht dar.
Prüfung zur Unzeit: In dem Gesetz ist es nicht geregelt, ob eine Prüfung immer sofort stattfinden muss, zum Beispiel zur Hauptgeschäftszeit und bei starkem Kundenandrang. Auch die Finanzverwaltung hat sich mit dieser Frage offenbar noch nicht ernsthaft befasst.
Erfahrungen mit der Kassen-Nachschau: Diese neue Möglichkeit der Ad-hoc-Überprüfung wird alle Beteiligten sehr beschäftigen, bis dann Erfahrungen vorliegen werden. Die Kolleginnen und Kollegen der steuerberatenden Berufe sollten in einem Austausch von positiven und negativen Erfahrungen zur Schaffung von Ablaufbeschreibungen und Regeln beitragen. Von Seiten der Finanzverwaltung wird da wohl nichts kommen, zumindest nicht zeitnah.

Kassendifferenzen: Fehler sind menschlich. Auch Kassendifferenzen entstehen aus Fehlern. Bei einem Seminar mit Finanzbeamten wurde angesprochen, dass man nicht aufklärbare Kassendifferenzen – insbesondere Wechselgelddifferenzen – gegebenenfalls buchen sollte. Die Wahrheitsvermutung der Kassenführung wird durch das Buchen gelegentlicher Kassendifferenzen eher erhöht.

Offene Ladenkasse: Wer diese Art der Ermittlung der Tageseinnahmen wählt, muss spätestens am Ende eines jeden Geschäftstages seinen Kassenbestand zählen und das Formblatt "Kassenbericht" ausfüllen. Die Finanzverwaltung steht dieser grundsätzlich zulässigen Methode sehr misstrauisch gegenüber.

Keine Kassenführung: Unternehmen, die niemals Bareinnahmen haben, sollten prüfen, ob sie überhaupt eine Kasse führen. Das trifft zum Beispiel bei folgendem Sachverhalt zu: Um kleinere Ausgaben bezahlen zu können, werden die aus Bankabhebungen stammenden Beträge als Einnahmen in das Kassenbuch eingetragen. Wenn es möglich ist, die verschiedenen Barausgaben auszulegen und durch Überweisungen von einem betrieblichen Bankkonto zu erstatten, könnte eine Kassenführung entfallen.

Einzelaufzeichnungspflicht: Durch das sogenannte Kassengesetz trat am 29.12.2016 die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht in Kraft. Neben der bereits besprochenen Pflicht zur täglichen Kassenführung handelt es sich hierbei wohl um die schlimmste Verschärfung.
Man muss sich das Gesetz genau anschauen: Die Ausnahme besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. „Eine praktische Konsequenz wäre, dass Dienstleister wie Friseure, Fußpflegerinnen oder Gastronomiebetriebe bei Benutzung einer Registrierkasse ausnahmslos den Namen der Kunden aufzeichnen müssen (DStV Stellungnahme 05/17 vom 21.04.2017 an das Bundesministerium der Finanzen).
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich zu der Ausnahme bei der Einzelaufzeichnungspflicht mit Urteil vom 12.05.1966 (BStBl III S. 372) geäußert. Auf dieses Urteil wurde bei der Neufassung von § 146 Abs. 1 Satz 3 AO Bezug genommen (Beschlussempfehlung des Finanzausschusses des Bundestags Bezug genommen BT-Drucksache 18/10667, Seite 26). Der BFH hat die Einzelaufzeichnungspflicht für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen verneint. Dies hat der Gesetzgeber sehr eng angelegt und auf „den Verkauf von Waren“ (also keine Dienstleistungen) begrenzt.

Merkblatt: "Wie bereite ich mich auf die Kassen-Nachschau vor?"
COLLEGA Software GmbH stellt ein Merkblatt zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau vor. Leseversion der COLLEGA Hinweise

Das Forum elektronische Steuerprüfung hat den Leitfaden zur Kassen-Nachschau auf seiner Homepage veröffentlicht.   Link zum Forum Elektronische Steuerprüfung 

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