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Kanzlei 4.0 - ein beschwerlicher Weg - Bericht vom 141. COLLEGA-TAG

Zwölf Referenten und zwölf spannende Themen. Da kam keine Langeweile auf. Trotz der Fülle von Informationen wurden am Ende eines jeden Referats alle Fragen der Teilnehmer beantwortet. Kompliment und ein herzliches Danke an alle Referenten für die Super-Vorträge und die absolut aktuellen Themen. COLLEGA sagt nicht, dass etwas getan werden muss. COLLEGA bietet praxisnahe Lösungen an! Herzlichen Dank an unsere Teilnehmer, die bis zum Ende aktiv mitgearbeitet haben.  Ganz am Ende dieses Berichts drucken wir erste Stimmen zum 141. COLLEGA-TAG ab. Danke für die Super-Bewertungen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über den 141. COLLEGA-TAG und veröffentlichen Links zu den überlassenen Seminarunterlagen.

Links vorab:
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Link zum Download COLLEGA-Hinweise Kassen-Nachschau
Link zum Download Revisionssicheres elektronisches Kassenbuch
Link zum Download Musterkopiervorlagen Verfahrensdokumentation
Link zum Download Analysebericht Digitalisierung Mandantenbetriebe

Der 141. COLLEGA-TAG:
Die Themen sowie die Liste der Aussteller und Sponsoren ergeben sich aus unserer Einladung.

A. Einleitung
Der beschwerliche Weg zu Kanzlei 4.0
Fast jeden Tag kann man lesen, dass durch die digitale Transformation Arbeitsplätze wegrationalisiert würden, dass der steuerberatende Beruf einen totalen Wandel erleben werde, weil die Geschäftsfelder Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erstellung von Jahresabschlüssen und weite Bereiche der Deklaration digitalisiert werden. Namhafte Vertreter des Berufsstands sehen es als wichtige Voraussetzung für das Fortbestehen von Kanzleien an, dass anstelle der wegfallenden Geschäftsfelder neue Aufgabengebiete erschlossen werden. COLLEGA unterstützt seine Mitglieder hierbei. 
Derartige Veränderungen hat es schon immer gegeben, wie sich aus der folgenden Anmerkung ergibt:
Herr Steuerberater Stefan Hinterleitner, Olching hat uns auf einen Artikel in der Neuen Zürcher Zeitung (NZZ) vom 17.11.2017 hingewiesen. Dort schreibt Martin Vetterli unter dem Titel "Pestalozzi und die digitale Revolution", dass auf die Initiative von Johann Heinrich Pestalozzi im 18. Jahrhundert zahlreiche Institutionen gegründet wurden, in denen das Lesen und das Schreiben unterrichtet wurde, um Menschen selbständiger und mündiger zu machen.  Heute ginge es nicht darum, dass in Zukunft alle Menschen Programmierer würden. Vielmehr sei das Verständnis der Denkweisen in der Computerwelt das A und O für die meisten Berufe von morgen, so wie es das Lesen und das Schreiben damals waren. Die NZZ hat den Artikel auf ihrer Homepage veröffentlicht. Link Homepage NZZ
Da ist sehr viel Wahres daran, wie dieses Beispiel zeigt: Die heutige Erstellung einer Buchführung mit einem EDV-Programm folgt weitgehend den Papier-Denkweisen,  in denen Bilder (beispielsweise ausgedruckte Rechnungen) erstellt, versandt und verarbeitet werden. Dieser Ablauf ist weit von den "Denkweisen der Computerwelt" entfernt, bei denen die Daten in Dateiform allen Beteiligten nach digital eingestellten Regeln zur Verfügung gestellt werden.
Ein anderes Beispiel ergibt sich aus dem Bereich der Papierablage in sogenannten Archiven. In den meisten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) werden Dateien wie von der Papierbearbeitung gewohnt "abgelegt". Ein zukunftsorientes DMS besteht dagegen zumindest aus einem Workflow, einem revisionssicheren Archiv, der Möglichkeit der Kollaboration, die dazu Berechtigten (zum Beispiel Mandanten) den Zugriff auf bestimmte Dateien zum Lesen oder Verändern ermöglicht und einem LifeCycle-Management. In letzterem wird zum Beispiel bestimmt, wann ein Dokument automatisch gelöscht werden soll. Die neue, ab 25.05.2018 geltende EU-Datenschutz-Grund-Verordnung schreibt das Löschen von bestimmten Daten vor.

Was ist das Gute an der derzeit zu beobachtenden Umstellung?
Alles läuft in relativ kleinen Schritten ab. Wer sich laufend damit beschäftigt, kann ohne besondere Mühe "auf dem Laufenden" bleiben. Wer den Kopf in den Sand steckt und darauf vertraut, dass es so schlimm schon nicht kommen werde, wird von der Summe der kleinen Schritte überrascht werden und sich dann eines Tagen nicht mehr rasch genug anpassen können. Das Gute ist also, dass jeder sich jetzt nach neuen Geschäftsfeldern umschauen kann - und allerdings auch muss. So wie die Menschen im 18. Jahrhundert Lesen und Schreiben lernten, um anstelle ihrer bisherigen neue Tätigkeiten übernehmen zu können.

Was ist das Schlechte an der bisherigen Entwicklung?  
Die Entwicklung bei der Finanzverwaltung in den letzten Jahrzehnten ist in vielen kleinen Schritten erfolgt. Es gab immer wieder Rückschläge, die Unternehmer und Berater glauben machten, dass "die es nie schaffen". Ältere Kolleginnen und Kollegen erinnern sich daran, dass die Abgabe der Steuererklärungen auf den von der Finanzverwaltung ausgegebenen Originalformularen verlangt wurde. Dann kamen die ersten Versuche mit ELSTER. Steuerberater mussten unvorstellbare Fehler erdulden und ertragen, bis ELSTER die heutige Qualität erreicht hatte. Aufgrund der gemachten Erfahrungen ging es mit der Einführung der E-Bilanz dann schon besser und schneller. Parallel dazu hat die Finanzverwaltung einen gigantischen Daten-Pool aufgebaut und organisiert. Auch hier ist mit der Sammlung der Daten aus den Lohnnachweisen, Rentenbescheiden und vielen Bankdaten noch kein Ende erreicht. Der nächste große Schritt ist die "Erziehung" der bargeldintensiven Betriebe, möglichst mit der generellen Einführung von elektronischen Kassen-Systemen. Es fehlt dann noch der voll-elektronische Rechnungsaustausch. Bei dessen Einführung leisten die öffentlichen Auftraggeber Schützenhilfe, weil künftig dazu übergegangen wird, nur noch Lieferanten zuzulassen, die ihre Rechnungen in elektronischer Form abgeben. 
Die Folge ist: Schon die derzeitige Technik erlaubt es, den ganzen Datenfluss bereits bei den Bestellungen, also noch vor Erstellung einer Rechnung bis zur Übernahme der Daten in die jeweilige Taxonomie der Finanzverwaltung vollautomatisch abzuwickeln. Eine Bearbeitung der Zwischenschritte durch den Menschen (Buchhalter, Steuerberater) ist nicht mehr nötig. Die bei dieser Entwicklung bestehenden restlichen Schwierigkeiten werden, wie es bei ELSTER und E-Bilanz zu erleben war, Zug um Zug behoben. Dazu braucht die Finanzverwaltung - und das ist das Gute - wohl noch ein paar Jahre.

Also haben wir noch etwas Zeit für die Umstellung auf die Kanzlei 4.0. Sie wird ganz anders aussehen als bisher!

B. Die Referate am 141 COLLEGA-TAG
(in der Reihenfolge des Tagungsablaufs)

Klaus Bachmann, Berater bfd bucholz-fachinformationsdienst gmbh
Google versus Suche im Portal bei BFD.
Keine Kanzlei kann es sich leisten, das unwahrscheinliche Angebot an Fachliteratur zu kaufen und zu verwalten. BFD bietet seinen Kunden einen Überblick über alle Angebote an und stellt die jeweils zur Lösung eines Falles benötigten Gesetzestexte, Urteile, Verordnungen und sonstige Fachliteratur zur Verfügung.
Link zum Download des Vortrags von Klaus Bachmann 

Dirk Munker, Munker Pricacy Consulting GmbH
Die EU-DSGVO und die verschärften Regelungen zur Auftrags(daten)verarbeitung
Am 25.05.2018 treten die verschärften Datenschutzvorschriften in Kraft. Unternehmen, die nach der Gesetzeslage einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, dürfen nicht mehr zögern. Hierauf und auf viele weitere Neuerung hat der Referent hingewiesen.
Link zum Download des Vortrags von Dirk Munker  

Sascha Bozenhardt, Private Akademie zur Förderung der betrieblichen Altersversorgung GmbH & Co. KG
Betriebsrentenstärkungsgesetz - Stärkung der betrieblichen Altersversorgung | Kostenfalle für den Arbeitgeber?
Hier lauern versteckte Risiken für alle Unternehmen, deren Mitarbeiter an der Altersversorgung teilhaben möchten. Auch wenn es sich hierbei um "Riester-Verträge" handelt.
Link zum Download des Vortrags von Sascha Bozenhardt

Joachim Karl, Atikon Marketing & Werbung GmbH
Kanzleimarketing vom Steuerberater für den Steuerberater
Atikon ist ein bedeutender Anbieter zur Gestaltung von Kanzlei-Homepages und vieler weiterer Kanzleimarketingmaßnahmen.
Link zum Download des Vortrags von Joachim Karl 

Dr. Dzo Mikulovic, Geschäftsführer ITM GmbH
Digitalisierung im Kanzleialltag - ITM Leitfaden für den erfolgreichen Einstieg
ITM ist DATEV-System-Partner und betreut zahlreiche Kanzleien auch im Bereichs ASP.

Digitaler Arbeitsplatz 4.0. - der derzeitige Renner
Kaut-Bullinger ist ein alteingessenes Büroartikelhaus in München. Es hat seine Angebote um zahlreiche digitale Neuerungen erweitert und den digitalen Arbeitsplatz 4.0. am 141. COLLEGA-TAG vorgestellt.

Günter Hässel WP/StB/RB | Peter Hess Kanzleiberater | Dieter Pfab StB | Dr. Thomas Späth StB
Kassen-Nachschau ab 01.01.2018 Hinweise für Berater und Mandanten 
Gastronomiekasse: Erfahrungsbericht von einer Anwendung
Revisionssicheres Elektronisches Kassenbuch
End-zu-End-verschlüsselte E-Mail in einem Portal, Rechnungsversand in der Cloud
Interaktive Dokumentenverwaltung in der Cloud
Vorstellung des neu entwickelten Analyseberichts für die Digitalisierung von Mandantenbetrieben
Link zum Download COLLEGA-Hinweise Kassen-Nachschau
Link zum Download Revisionssicheres elektronisches Kassenbuch
Link zum Download Musterkopiervorlagen Verfahrensdokumentation
Link zum Download Analysebericht Digitalisierung Mandantenbetriebe

Sonja Mennes Formatic Bindesysteme GmbH
Wie seit vielen Jahren war Formatic auch an diesen 141. COLLEGA-TAG vertreten. Berichte werden nach wie vor in Papierform ausgefertigt und das gelingt mit dem Formatic Bindesystem in bewährter Güte und Qualität.   

Kurt Hengsberger vBP/StB/RB
Der aktuelle Block
Wie immer wurden tagesaktuelle Themen vorgetragen und besprochen.
Link zum Download des Vortrags Aktueller Block

Danke für erste Stimmen zum 141. COLLEGA-TAG:
Herr Helmut B. aus NRW: ein sehr interessanter und informativer Freitagnachmittag. Besonders die Themen zur EU-Datenschutzverordnung, zum Betriebsrentenstärkungsgesetz, Digitalisierung im Kanzleialltag und dem realistischen Ausblick auf die Kassennachschau ab 2018 haben für den Kanzleialltag noch mehr sensibilisiert. Für die Organisation und Einhaltung der zeitlichen Vorgaben ein besonderes Lob.

Herr Armin H. aus Bayern: Insgesamt wieder eine gelungene Veranstaltung mit Gelegenheit Neues zu sehen und zu Netzwerken.

Frau Claudia K. aus Sachsen: Hiermit möchte ich mich für die Collega-Ticker anmelden. Ich fand den Collegatag am Freitag sehr interessant. Da hat sich die lange Anreise gelohnt.

Bitte, notieren Sie die Termine der COLLEGA-TAG in 2018:
Freitag, 24. April 2018
Freitag, 28. September 2018
Freitag, 30. November 2018
Wir freuen uns auf zahlreiche Teilnahme.
Anregungen und Kritik sind immer willkommen. Bitte, bedienen Sie sich dieses Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

COLLEGA-Wochen-Ticker 48/2017
27.11.2017

Kanzleiverwaltung für Steuerberater
Kanzleiverwaltung für Rechtsanwälte 
Kopiervorlagen Verfahrensdokumentation GoBD
COLLEGA-HSC revisionssicheres elektronisches Kassenbuch

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