Zählprotokoll ja oder nein - was soll der Steuerberater seinen Mandanten raten

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seinem Beschluss vom 16.12.2016 (Aktenzeichen X B 41/16) zu dem Begriff "Zählprotokoll" Stellung genommen. Der Satz „Erforderlich, aber auch ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist“ führte zu Überlegungen, dass die Erstellung eine Zählprotokolls künftig nicht mehr erforderlich sein könnte. Diesen Satz findet man in dem Beschluss des 10. Senats des BFH vom 16.12.2016 (X B 41/16, dort Randziffer –Rz. – 26). Ergänzung siehe COLLEGA-Wochen-Ticker 51-52/2017  

 In vielen Veröffentlichungen – insbesondere im Internet – kann man lesen, der BFH habe am 16.12.2016 entschieden, dass bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse die Erstellung eines Zählprotokolls nicht erforderlich sei.

Andererseits schreibt die DATEV im DATEV-Magazin 04/2016 (Link): „Sie sollten Ihre Mandanten darauf hinweisen, dass ein Zählprotokoll künftig unabdingbar ist.“ Die DATEV bezieht sich hierbei auf ein Urteil ebenfalls des 10. Senats des BFH vom 25.03.2015 (X R 20/13).

Die Frage ist: Ist ein Zählprotokoll erforderlich?
Urteil vom 25.03.2015, Rz. 29: „Grundsätzlich ist die nur rechnerische Führung einer offenen Ladenkasse, die keine Kassensturzfähigkeit gewährleistet, als ein gravierender Mangel zu bewerten (vgl. Urteil des Bundesfinanzhofs --BFH-- vom 20. Juni 1985 IV R 41/82, BFH/NV 1985, 12), der schon für sich genommen auch ohne Nachweis einer konkreten materiellen Unrichtigkeit zu Hinzuschätzungen berechtigen würde."
Hierzu stellt die DATEV a.a.O. richtigerweise fest: „Die tägliche Feststellung des tatsächlichen Kassenbestands (Kassensturz) ist eine unabdingbare Voraussetzung und unentbehrliche Grundlage für die Ermittlung der Tageseinnahmen (auch Tageslosung).“
In der Praxis erfolgt der Kassensturz durch Zählen des vorhandenen Geldes und Erstellung eines Zählprotokolls, „in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und –münzen aufgelistet“ (BFH 16.12.2016 Rz. 26) wird. Das Zählprotokoll wird natürlich nur dann vollständig sein, wenn die gezählten Scheine und Münzen jeweils mit ihren Nennwerten multipliziert und die Einzelsummen addiert werden. Das Ergebnis ist der Kassenbestand zum Zeitpunkt des Kassensturzes.
Der BFH folgert in seinem Urteil vom 25.03.2015 in Rz. 27, dass das „Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse“ einen formellen Mangel darstellt, der allerdings „keinen sicheren Schluss auf die Verkürzung von Einnahmen“ zulässt. „Gleichwohl gibt es systembedingt keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Erfassung der Bareinnahmen, ohne dass eine nachträgliche Ergänzung der Dokumentation bzw. eine anderweitige Heilung des Mangels möglich wäre."
Also kommt es darauf an, welche Schlüsse der „sachverständige Dritte“ in Gestalt des Betriebsprüfers aus dem Fehlen der „Zählprotokolle“ zieht. Liegt kein Mangel vor, liegt ein geringer Mangel mit der Folge einer Zuschätzung vor oder wird die Buchführung verworfen mit der Folge der Vollschätzung?
Die DATEV (a.a.O.) warnt zu Recht: „Fehlen bei offenen Ladenkassen die täglichen Protokolle über das Auszählen des Kassenbestands bei Geschäftsschluss, stellt das einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“

Entfällt nach dem Beschluss vom 16.12.2016 die Pflicht zur Erstellung eines Zählprotokolls? NEIN!
Die entsprechende Formulierung in Rz. 26 ist aufgrund ihrer leider unscharfen Formulierung Anlass für derartige Spekulationen. Sie lautet:
Rz. 26: "Soweit die vom erkennenden Senat in Rz 27 seines Urteils vom 25. März 2015 X R 20/13 (BFHE 249, 390, BStBl II 2015, 743) gewählte Formulierung in der Praxis teilweise dahingehend missverstanden wird, dass über den Kassenbericht hinaus ein "Zählprotokoll" gefordert werde, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufgelistet werde, stellt der Senat klar, dass die dortige Formulierung --die im Übrigen den Begriff "Zählprotokoll" nicht enthält-- nicht als Neuorientierung der Rechtsprechung angesehen werden kann. Erforderlich, aber auch ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist."

Würdigung dieses Satzes:
1. Die Forderung nach einem Zählprotokoll stellt keine Neuorientierung der Rechtsprechung dar.
2. Ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf der  Grundlage eines tatsächlichen Auszählens  ermittelt worden ist. Hierüber muss ein Protokoll – das Zählprotokoll – vorgelegt werden, um den formellen Mangel und die Zuschätzung – wie vorstehend beschrieben – zu vermeiden. Man kann sich wohl nicht darauf zu verlassen, dass die Anforderungen aus der bisherigen Rechtsprechung und insbesondere dem Urteil vom 25.03.2015 durch die Worte "aber auch ausreichend" aufgegeben wurden. Denn es bleibt immer das Misstrauen der Prüfer zu entkräften. Und es ist zu bedenken, dass das jeweilige Verhalten erst nach Jahren Gegenstand von Betriebsprüfungen sein wird und sich die Anforderungen verschärfen werden.     

Praxishinweis zur Erstellung eines Zählprotokolls:
Revisionssicheres elektronisches Kassenbuch: Tagesabschluss: Es wird ein Eingabedialog „Zählprotokoll“ geöffnet. Dort werden die gezählten Bestände eingetragen. Das Programm vergleicht mit dem Buchbestand und zeigt die Differenz an. Unaufklärbare Differenzen sollten als solche gebucht werden (Eigenbeleg erstellen). Zählprotokoll wird mit dem elektronischen Kassenbuch aufbewahrt. Link
Kassenbericht:
Lösung 1: Ausdruck eines Zählprotokolls zum handschriftlichen Ausfüllen.
Lösung 2: In einem Tabellenerstellungsprogramm (z.B. Excel) eine Datei vorbereiten zum Ausfüllen am PC, Bestand errechnen und ausdrucken. Ausdruck handschriftlich mit Datum und Unterschrift ergänzen. Zählprotokoll in Papierform mit den anderen Kassenbelegen aufbewahren. Excel-Datei nicht elektronisch aufbewahren.

COLLEGA-Hinweise Kassen-Nachschau 11/2017 Leseprobe

COLLEGA-Wochen-Ticker 49/2017
04.12.2017

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Kopiervorlagen Verfahrensdokumentation GoBD
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