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Schätzungen aufgrund fehlender Verfahrensdokumentation oder anderer formeller Mängel

Rafael Meixner setzt sich in Deutsches Steuerrecht*) 44/2018 (Seite 2352 ff) mit der Frage auseinander, ob eine fehlerhafte Kassen-/Buchführung ein Fall der Steuerberaterhaftung  sein kann. Martin Liepert und Dominik Hertreiter stellen in DATEV-Magazin 11/18 Seite 6 ff fest, dass in jüngster Zeit ein Trend zur Schätzungsbefugnis bei lediglich formellen Mängeln zu erkennen ist. Die beiden Arbeiten bestätigen die weit verbreitete Wahrnehmung einer zunehmenden Bedeutung formeller Ordnungskriterien. Hierzu gehört auch die Vorlage einer zeitgerecht erstellten Verfahrensdokumentation.

Bei bargeldintensiven Betrieben kann jederzeit eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In dem Anwendungserlass zu § 146b AO vom 29.05.2018 (Link) wird festgestellt: "Auf Anforderung des Amtsträgers sind die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen, d.h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen."
Liepert/Hertreiter (a.a.O.) weisen unter Hinweis auf den Beschluss des BFH vom 11.01.2017 (Aktenzeichen X B 104/16) darauf hin, dass das Fehlen von Programmierunterlagen eines Kassensystems dem Fehlen von Tagesgeldsummenbons gleichkommt und zur Hinzuschätzung berechtigt. Nach dem Wortlaut des Anwendungserlasses zu § 146b AO gilt das in gleicher Weise für die Verfahrensdokumentation.

Sehr ausführlich beschäftigt sich Meixner (a.a.O.) mit der Frage der Steuerberaterhaftung bei Steuerschätzungen mit dem Ergebnis, dass Haftungsanforderungen regelmäßig ins Leere laufen. Dieses Ergebnis wird von Meixner (auch durch umfangreiche Literaturhinweise) sehr schlüssig begründet. Aus juristischer Sicht ist dem nichts hinzuzufügen.
Aus praktischen Überlegungen wird man sehr nachdenklich, wenn man sich vorstellt, welch umfangreiche, insbesondere zeitliche Belastungen auf einen Steuerberater zukommen, wenn er im Falle einer derartigen Inanspruchnahme seine Versicherung bei der Abwehr der Ansprüche seines Mandanten unterstützen muss.
Aus moralischen Überlegungen kommt eine weitere Belastung hinzu: Häufig folgen Mandanten Vorgaben und Ratschlägen ihres steuerlichen Beraters. Wenn diese nun ausbleiben - wie das bei den Hinweisen oder der Beratung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation eher die Regel ist - und der steuerliche Berater sich dann im unvermeidbaren Einvernehmen mit seinem Haftpflichtversicherer auf die alleinige Verantwortlichkeit des Mandanten zurückzieht, bleibt nicht selten ein ungutes Gefühl.

Die Finanzverwaltung hat insbesondere mit den GoBD vom 14.11.2014 (Link), dem Anwendungserlass vom 29.05.2018 zu § 146b AO (Link)  dem Anwendungserlass vom 19.06.2018 zu § 146 AO (Link) und dem Anwendungserlass vom 23.05.2016 zu § 153 AO (Link) nicht nur deutlich gemacht, dass Steuerumgehungen künftig intensiver begegnet werden soll, sondern vor allem, dass formelle Mängel hierbei eine erhöhte Bedeutung haben werden.

Aber auch wenn formell alles in Ordnung zu sein scheint, bleibt der Finanzverwaltung die Möglichkeit der Zuschätzung aus sachlichen  Gründen, wie sich aus den BFH Urteilen vom 08.11.1989 (Aktenzeichen X R 178/87 Schätzung nach Vermögenszuwachsrechnung) und  vom 26.04.1983 (Aktenzeichen VIII R 178/83 Schätzung aufgrund von Nachkalkulationen) ergibt.

Nachkalkulationen sind sehr oft Streitgegenstand bei Betriebsprüfungen. Satt langer Diskussionen bei Betriebsprüfungen wird in www.verfahrensdoku.shop eine Beweisvorsorge durch Eigenbelege vorgeschlagen. Wenn bespielsweise an einen Tag der Umsatz eingebrochen ist, weil die Straße vor dem Haus aufgerissen war, kann eine Zuschätzung durch Vorlage entsprechender Dokumente erfolgreich abgewehrt werden. Beweisvorsorge bedeutet, dass man diese Dokumente am Tag des Ereignisses erstellt, um sie im Bedarfsfall vorlegen zu können.

Die Beurteilung einer nachträglich erstellten Verfahrensdokumentation wird Unternehmer, steuerliche Berater, Finanzverwaltung und Gerichte künftig deshalb beschäftigen, weil insbesondere im Bereich von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig noch keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen vorliegen. Vieles ist mündlich oder fragmentarisch schriftlich geregelt und bedarf der Zusammenfassung. Aus den GoBD kann nicht entnommen werden, wann eine Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. Sie muss aber im Zeitpunkt der Außenprüfung (oder Kassennachschau) vorgelegt werden.

Etwas anderes ergibt sich auch nicht aus Rz. 155. GoBD: "Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann."

Umfangreiche Untersützung bei der Erstellung der eigenen Verfahrensdokumentation und der Beratung der Mandanten erfährt der steuerliche Berater durch Formulierungshilfen auf www.verfahrensdoku.shop

Das Thema ist ein Schwerpunkt am 144. COLLEGA-TAG am 30.11.2018 in München. Hier ist die Einladung zum 144. COLLEGA-TAG

Hinweise von Herrn vereidigter Buchprüfer, Steuerberater und Rechtsbeistand Kurt Hengsberger, München. Danke 

COLLEGA-Wochen-Ticker 45/2018
05.11.2018

www.verfahrensdoku.shop

*) In einem Teil unseres COLLEGA-Wochen-Ticker wurde hier irrtümlich die Zeitschrift "Der Betrieb" angegeben. Wir bitten das Versehen zu entschuldigen.

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