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Wie beschreibe ich Vor- und Nebensysteme in der Verfahrensdokumentation?

Muss man für jedes Vor- und Nebensystem eine eigene Verfahrensdokumentation erstellen? Nachfolgend beantworten wir diese von einem Leser gestellte Frage.

Die Beantwortung der gestellten Frage erfolgt anhand der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Die GoBD sind mit Randziffern (RZ.) versehen.

1. Vor- und Nebensysteme sind in Rz. 20 beschrieben:
"Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an."

Als Vor und Nebensysteme gelten also IT-Programme, die auf einer Standard-Hardware und einem Standard-Betriebssystem eingesetzt werden (zum Beispiel Finanzbuchführung) oder aus einer speziellen Hardware und einer damit verbundenen Individual-Software (kombinierte Systeme zum Beispiel Kassensystem, Taxameter, Geldspielgeräte) bestehen. Im ersten Fall genügt meist die Beschreibung Software (Finanzbuchführung), im zweiten Fall müssen meist die Hardware (Registrierkasse) und die Individual-Software (Kassenprogramm)  beschrieben werden. 

2. Zur Verfahrensdokumentation wird in Rz. 151 ausgeführt:
"Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems." 

Eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation muss für jedes DV-System vorhanden sein (Rz. 151). Zu einem DV-System gehören das Hauptsystem sowie die Vor- und Nebensysteme (Rz. 20).
Daraus folgt, dass die Vor- und Nebensysteme nicht in eigenen Verfahrensdokumentationen beschrieben werden, sondern innerhalb des DV-Systems des Unternehmens.

3. Die Beschreibung der Vor- und Nebensysteme 
Die Beschreibung eines jeden Vor- und Nebensystems muss durch den jeweiligen Systemanbieter erfolgen. Die Verfahrensdokumentation soll Angaben enthalten zur 
- allgemeinen Beschreibung,
- Anwenderdokumentation,
- technischen Systemdokumentation und
- Betriebsdokumentation.
Der Unternehmer bezieht diese Angaben in seine Verfahrensdokumentation ein oder fügt sie dieser als Anlage bei. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Schnittstellen zur Übergabe  (abgebendes System) und zur Übernahme (empfangendes System) von Daten vollständig und richtig beschrieben werden.
Die Mustervorlagen von Günter Hässel beinhalten ein Blatt zur Abfrage von Daten bei den Anbietern der Vor- und Nebensysteme. Link

Antwort auf die gestellte Frage:
Es wird nicht für jedes Vor- und Nebensystem eine Verfahrensdokumentation erstellt. Die Beschreibung der Vor- und Nebensysteme erfolgt durch die jeweiligen Anbieter. Der Unternehmen bezieht diese in seine Verfahrensdokumentation ein oder fügt sie dieser als Anlage bei.

Weitere Informationen zur Verfahrensdokumentation

COLLEGA-Wochen-Ticker 15/2019
08.04.2019

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Steuerberater Kompendium zur Verfahrensdokumentation

 

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